初めてオンラインセミナーやオンラインイベントを開催する方にとって「当日はどれくらい前から準備を始めれば良いのか？」は気になる点です。この記事では配信に要する準備時間について解説していきます。
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品川動画配信スタジオはこれまでに300回以上のオンラインセミナーを自社開催してきた経験や2000人規模のオンラインイベントをサポートしてきた経験があります。
その経験から割り出した適切な準備時間としては、視聴者が100人以上になるオンライン配信の場合は最低でも２時間前から準備するのが最適です。
もし会場で500人規模の講演会をやる場合を想定すると、最低でも１時間前にはスタッフが来ているのが普通です。同様にオンライン配信でも、普段のWEB会議とは全くの別物と考えて、しっかりと準備時間を確保します。
オンライン配信当日の準備の流れ
まず２時間前にスタッフが配信会場に入ります。そして全体の流れを確認します。各機材は問題なく機能しているかを確認して、ここで問題が見つかれば予備の機材と取り替えます。
そして１時間前登壇者が来ます。マイクの音量調整をして、スライドのチェックなどを済ませておきます。
なぜ、しっかりと準備時間を取る必要があるのか？
１トラブルがあってもリカバリーできる
配信機材で気をつけなければいけないことが、前日までは全く問題なく使えていた機材が当日は動かなくなる、PCが付かない、ケーブルが繋がらないといったことが普通に起こることです。
開始前ギリギリに機材トラブルが発覚してもどうすることもできません。時間に余裕があれば、不具合の起きた機材を別物ものに取り替えたり、代替案を使用することができます。
２講師も慣れていない
オンラインで話すことに慣れていない方は多いです。基本的にカメラに向かって話すことになりますので、リアクションが返って来ずに不安になります。
少し前に来て、実際に話す練習をすることで、緊張が緩和されて本番では落ち着いて話すことができます。
ケースバイケースで準備時間を使い分ける
もちろん普段社内で実施するWEB会議だとそんなに準備に時間をかける必要はなく、５分前くらいにZoomを立ち上げて１分前に他の方が参加してくる、といった感覚で開催することが多いと思います。
10人～20人規模の見知った間柄で開催する場合や、配信方法もやり慣れている場合は、準備時間は短くても問題ありません。
対外的に見せる配信で失敗できない配信に関しては、準備時間を逆算して企画を進めることで、余裕を持って本番を迎えることができます
