ハイブリット型イベントを開催する３つの方法

最近ではオンラインイベントの他に、会場とオンラインで同時にイベントを行うハイブリット型のイベントが注目されています。

オンラインイベントが主流になり利便性は増した一方で、出来るだけ顔を合わせたい時、例えば入社式などではハイブリッド型のイベントが好まれます。

品川動画配信スタジオでも、ホテルや会議室に出張してこのハイブリッド型のイベントを実施することがあります。

このハイブリッド型のイベントですが、実は、オンラインだけの時よりも実施の難易度は高くなります。

そのため、「どうやって開催したら良いかわからない…」といったご相談を受けることも多々あります。

そこで、この記事ではそんなハイブリッド型イベントについて、開催方法や開催する際の注意点等を解説していきます。

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ハイブリッド型イベントとは？

リアルの会場でイベントを実施して、同時にオンラインで配信し、会場とオンラインの両方から参加できるイベントのことです。

会場にも人を集める必要があるので、スタジオではなく、会議室やホール、ホテル等で開催されることが多いです。

会場選びのポイント

まず、会場を選ぶ際のポイントですが、２点あります。

インターネット回線が使えるか？
ホテルやホールだとネット回線が使えないことがあります。

音響の対応ができるか？
例えば、オンラインの参加者が発言する場合は、発言した内容を会場にいる参加者や登壇者の方に聞いてもらう必要があります。そうなると専用の音響の設定が必要になってくるので、どんな音響設備があるかは重要なポイントです。

ハイブリッド型イベントの実施方法

そして、実施方法を決める際は以下の項目を検討して、最適な方法を選択します。

• 登壇者について

リモート登壇をするか？
遠隔で出演する場合と会場だけで話をする場合で最適な配信ツールが変わってきます。

• 参加者について

会場に何人来るのか？
会場の広さに関わってきて、音響にも関連してくるので重要なチェックポイントになります。

オンラインの参加者は発言するか？
こちらも音響に関わってきます。参加者の声が会場にも聞こえるように専用の音響が必要になります。

では、これらの項目を踏まえた上で、実際に実施方法について紹介します。

リアルタイムで実施する方法

１、一方通行型のライブ配信

• リモート登壇：無し
• オンラインの参加者の発言：無し
• オススメ配信ツール：Vimeo YouTube

この方法なら、登壇者が話をしている様子を会場の後ろのカメラで撮影する形なので、実施する側はこれまで通りの感覚で実施できます。

また、音が届くか、ハウリングはしていないか、といったことを気にしなくても良いので、運営の負担も減ります。

参加する側の視点でも、参加者は送られてきたURLをクリックするだけなので、事前の設定が不要でオンライン参加のハードルが下がります。

これらの特徴があるので、配信トラブルが少なくなります。ビジネス用途でコミュニケーションが不要ならライブ配信がオススメです。

２、双方向型のウェブ会議システム

• リモート登壇：有り
• オンラインの参加者の発言：有り
• 配信ツール：Zoom Microsoft Teams Google Meet Cisco Webex

登壇者の方が会場に来れない場合や、オンライン参加者との会話でのやり取りを重視する際に向いている手法です。

何よりのメリットは双方向のコミュニケーションが取れることです。オンラインでの参加者の顔も見えるので、一体感を生み出すことができます。

また、講師の方が会場に来なくても自宅等から出演することもできます。

リアルタイム配信の大変さ

一般的にはリアルタイムでの配信をイメージされることが多いですが、実際、リアルタイムでの配信は労力がかかります。

例えば、登壇者の視点で考えると、リアルタイム配信の場合、会場に来られる参加者とオンライン参加の参加者の両方に気を配る必要があります。話に集中していると、どうしても会場参加の方へ注意がいきがちで、オンライン参加の方のことを忘れがちになります。また、

インターネット回線の問題
会場のネット回線も重要ですが、視聴する側のネット回線も影響してきます。ここがトラブルになりがちです。

音響の問題
オンライン参加の方の声を会場に聞いてもらう場合、その声を会場のマイクが拾ってハウリングする…といったこともあります。そのため専門の音響設備とそれを扱える人の存在が必要になります。

といった問題も発生しやすくなります。

３、オンデマンド配信

リアルタイムでの配信の負荷を減らしてハイブリッド型のイベントを実施する方法が、事前に収録しておいた動画を見てもらうオンデマンド配信です。

会場に機材を持ち込んで配信の設定をする必要がなくなるので、全体的にやることが減ります。登壇者も会場と配信両方に気を配らなくて良くなるので負担が小さくなります。

また、事前に収録した内容を確認してから公開することができるので、コンテンツとしての完成度も高くなります。

まとめ

ハイブリッド型のイベントでは、大きく分けて

• 一方通行型のライブ配信
• 双方向型のウェブ会議システム
• オンデマンド配信

の３つがあります。参加者にスムーズに視聴してもらいたいのか、やり取りの部分を重視したいのか、といった目的に応じて最適な手法は変わってきます。

素晴らしいハイブリッド型イベントを実現するために、ぜひ最適な手法を選択してください。

品川動画配信スタジオでは、ハイブリッド型イベントを計画しているけれど、どのように実施すれば良いかわからない…企画段階で止まっている…といった方からの相談を随時受け付けています。

迷われている方は、お気軽にお問い合わせください。