ウェビナーとは？ビジネス活用のメリットと自社開催での注意点

この記事の結論

ウェビナーとは、「web」と「セミナー」を合わせた造語で「オンラインセミナー」や「Webセミナー」と同義
ウェビナーのメリットは、コストの削減と参加率アップ。デメリットは回線トラブルで中断の可能性あり
zoomウェビナーは有料プランのみ。さらにアドオンの追加が必要
自社開催が難しいならスタジオ利用も検討する

ウェビナーとは「web」と「セミナー」を合わせた言葉でオンライン配信によるセミナーを指しています。オンラインセミナー、Webセミナーなどとも呼ばれます。

従来の会場開催によるセミナーと違い、参加者は自宅から参加できるため、わざわざ会場に行かなくても良い。また東京など首都圏で開催されるセミナーにも気軽に参加できます。

また主催者側も会場を借りる費用や会場設営、運営のための人員、パンフレットなどの印刷コストを削減でき双方にとって大きなメリットがあります。

さらに昨今では、コロナウイルスの影響で会場開催型のセミナーは感染拡大防止の観点から開催が難しくなりました。セミナーに限らず、会社説明会や各種学会、新商品発表イベント、商談会など。これまで開催されてきたイベントが中止になる中、企業のウェビナー開催への関心は急速に高まっています。

そこでこの記事ではウェビナーとは何か、どんなメリットがあり、何ができるのか？について解説していきます。

ウェビナーとは？

まず「ウェビナー」という単語について解説します。ウェビナーとは、冒頭でも解説したように「web」と「セミナー」を合わせた言葉で造語で、オンラインセミナーやWebセミナーと同義です。

ウェビナーといっても内容は様々で、専門的な講義や勉強会を指すこともあれば、商品・サービス説明会イベントのオンライン版。あるいは会社説明会社や大規模なカンフェレンスのようなものまであります。また、配信方法もリアルタイム開催で参加者との双方向でのやりとりを行う会場型セミナーのオンライン版。録画したものを配信するビデオ講座のようなものもあります。

ウェビナーのメリットとは？

では企業にとってウェビナーを開催するメリットとはなんでしょうか？

ウェビナーならコストが大幅削減

リアルでセミナーを開催する場合には当然、場所の確保や運営スタッフの人件費、資料の印刷など。多くのコストがかかります。しかし、ウェビナーであれば、場所は自社の会議室やホール、あるいは近隣のレンタルスペースなどで事足ります。運営スタッフも会場の設営や人員整理が必要ないので撮影スタッフのみで済みます。資料もパソコンやタブレットなどのデバイスにPDFなどで配布するだけななので、印刷コストもかかりません。おそらく、従来の半分程度のコストで収まるでしょう。

ウェビナーなら集客もしやすい

会場型のセミナーであれば、当然ですが参加者は来場しなくてはなりません。そのため、一日スケジュールを空けて参加する必要があります。遠方からの参加であれば、前乗りで宿泊しなくてはならないケースもあるでしょう。つまり、参加者にとって負担が大きくなりがちです。しかし、ウェビナーであれば、どこからでも参加が可能。自宅でもオフォスからでも参加ができます。移動する必要がないので、交通費も宿泊費もかかりません。

例えば、有料セミナーの場合。参加者には、イベント参加料の他に、移動コストがかかります。開催地が近隣であれば良いでしょう。しかし、遠方場合。移動コストが高くつく可能性があります。そのため参加を断念する人もいるでしょう。あるいは、参加するには連休を取らなくはならない、、、となったら、参加を諦めるかもしれません。しかし、ウェビナーならどうでしょう。自宅で受ければ移動コストはありません。その分、参加費が高いウェビナーでも「参加しよう」と思うかもしれません。また、ウェビナーなら、会社をわざわざ連休をとったり、交通機関のチケットや宿泊の手配をする必要もありません。気軽に参加できます。

参加者が2倍になるケースも！

実際、品川動画スタジオのクライアント様でも、リアルをオンラインに変えたことで参加者が増えたケースがありました。そのクライアント様は、毎年の会場型イベントを開催していましたが、コロナの影響を鑑みて今年はウェビナーで行うことにしたのです。その結果、例年100名ほどの参加者だったイベントが200名以上が参加。なんと、イベントをウェビナーにしたことで2倍の集客になったのです。

このように「移動コスト」の面で、参加を断念しているユーザーが実はたくさんいるのです。イベント集客に困っているなら、ウェビナー開催が解決につながるかもしれませんよ。

ウェビナーのデメリットとは？

では逆にウェビナーのデメリットはあるのでしょうか？もちろん全くデメリットがないとは言えません。特に注意したいのが、「通信環境」と「マシントラブル」です。

ウェビナー中に通信切断！？通信環境に配慮が必要

まずオンライン配信であるため通信環境には、最も注意が必要です。特にリアルタイムの配信では、通信環境が悪いと最悪配信が止まったり、音が途切れてしまうケースがあります。なので、配信場所のWi-Fi感度の強さや回線速度を確認したり、ルーターから有線ケーブルを引くなど。最大限の配慮が必要です。

慣れないウェビナーでマシントラブル！？

会場型のセミナーと違い、資料の配布や画面の切り替え、何かとパソコンの操作が必要になります。そのため、慣れない操作でアタフタしてしまうこともあるかもしれません。また、操作を誤って配信終了ボタンを押してしまった……なんて失敗談もあります。なので、当日慌てないように、何度か社内で配信リハーサルを重ねておく必要があるでしょう。会場型セミナーには慣れていても、オンラインは違うという認識が必要です。

また、同じ現場で複数の端末でZOOMに接続した場合にハウリングしてしまうケースもあります。そのほかマシントラブルなども注意したいところ。実際の会場であれば、仮にパソコンがクラッシュしてもセミナーは続けられますし、間を持たせることもできるでしょう。しかし、オンライン配信中にマシントラブルが起きると大変です。有料セミナーや大事なイベントの最中だったら目も当てられませんよね。トラブル時にも悠然と対応できるように体制を整えておきたいものです。

このようにデメリットとしては、会議室などの配信場所の通信環境の整備が必要なこと。そして、マシントラブルを見据えて、オンライン配信ツールやマシンに強い社員が必要な点が挙げられます。さすがに「とりあえずzoom使えば何とかなるでしょ」とは行かないのがウェビナー開催です。もし、自社でのウェビナー開催に不安があるなら、オンライン配信が可能なレンタルスタジオや会議室に相談してみるのがオススメです。特に専属スタッフによるサポートがあるスタジオなら安心できます。

専属スタッフのサポートがついたスタジオとは？

ウェビナーを開催するのに必要なツールは？

ウェビナー開催といえば、真っ先に思いつくのがzoomではないでしょうか？Zoomには、一般的に会議などで使われるミーティング機能の他にウェビナー機能があります。その違いは、参加者の権限の違いにあります。

Zoomのミーティングとウェビナーの機能比較

機能	Zoomミーティング	Zoomウェビナー
オーディオの共有	参加者は全員、オーディオをミュート/ミュート解除できるホストは参加者をミュート/参加者のミュート解除をリクエストできるホストは入室時に参加者を全員ミュートにできる	ホストと参加者は自分のオーディオのみをミュート/ミュート解除できる参加者は視聴専用モード*で参加できるホストは1名以上の参加者をミュート解除できる
ビデオの共有	すべての参加者	ホストとパネリストのみ
画面共有	すべての参加者	操作はホストとパネリストのみ
参加者リスト	すべての参加者	ホストとパネリストにのみ表示
発言権	すべての参加者	参加者は「挙手」機能でホストに対し発言の許可を求め、許可されれば発言可能
Q＆A	なし	あり
参加人数	無料ライセンスで最大100名。有料はプランにより最大1,000名	ライセンスに応じて最大100～10,000名

参考：https://support.zoom.us/より

zoomについてさらに詳しく

ミーティングではホストが制限できるものの、基本的には参加者の誰もが発言や画面共有ができる双方向での情報発信になります。しかし、ウェビナーでは、ホストやパネリストに発言権があり、参加者はあくまで「聞く」というスタイル。セミナー中に参加者が勝手に意見を述べたり、参加者同士で会話を始めてしまっては、成り立ちません。なので基本的に、ホストやパネリストによる一方向からの情報発信となります。参加者はホストから許可がない限り、ウェビナー内で発言することはできません。つまり会場で開催される講演会やセミナーと同じ状態をオンライン上でも再現できるのがウェビナー機能です。

Zoomウェビナー開催は有料プラン＋アドオン必須

Zoomミーティングは無料プランでも開催できますが、zoomウェビナーの開催には有料プランへの登録とアドオンの申し込みが必須となっています。

Zoomのプランによる違いは下記の通り。

zoomのプラン比較

	基本	プロ	ビジネス	企業
価格	無料	20,100円/年 2,000円/月＊年払いがお得	26,900円/年 2,700円/月＊年払いがお得	27,000円/年 2,700円/月＊年払いがお得
参加可能数	100人	100人	300人	500人＊オプションで最大1,000人まで
ライセンス数（ホスト）	1	9名まで	99名まで	100名以上
制限時間（グループミーティング）	40分	24時間	24時間	24時間
制限時間（１：１）	無制限	無制限	無制限	無制限
録画保存	ローカルのみ	クラウドストレージライセンス毎１GB	クラウドストレージライセンス毎１GB	グラウド無制限
ウェビナー機能	なし	オプション 5,400/月～ *参加数100名、ホスト1名の場合	オプション 5,400/月～ *参加数100名、ホスト1名の場合	オプション 5,400/月～ *参加数100名、ホスト1名の場合

※参考：zoom公式サイトより　https://zoom.us/pricing
※2020年9月現在

自社でウェビナーでよくある通信環境トラブル

ウェビナーでよくあるのはネット回線のトラブルです。ウェビナーはオンラインで映像を配信し続けるため、安定した通信環境が不可欠。通信が安定していないと、映像の乱れや音声が途切れ途切れになることも。最悪、映像がストップしてしまうこともあります。当然、その様なアクシデントが発生してしまうと参加者の離脱につながります。また、音が途切れてしまっては、せっかくの情報が伝わりません。

なので、自社でウェビナーを開催する際には、当日と同じ環境でテストをし、通信環境に問題がないか。もしアクシデントが起こった際の対処法について、まとめておく必要があります。

また、ウェビナー中は配信チェック担当を用意し、参加者にどの様に写っているのかを確認しましょう。そうすることで「音が聞こえていない」「画面が写っていない」「映像が止まっている」などの配信トラブルにいち早く気付き対処できます。最悪なのは、配信トラブルに気づかずにウェビナーを進行させてしまうこと。しっかりと確認をとっていきましょう。

ちなみにzoom公式サイトに記載されているウェビナーのパネリストに推奨される帯域幅の要件を以下の通りです。パネリストは配信側なので、アップの数値を参照してください。

ウェビナーパネリストに推奨される帯域幅の要件

1対1のビデオ通話の場合	高品質のビデオでは600kbps（アップ/ダウン） 720p HDビデオでは1.2 Mbps（アップ/ダウン） 1080p HDビデオの受信には1.8 Mbps（アップ/ダウン）が必要 1080p HDビデオの送信には1.8 Mbps（アップ/ダウン）が必要
グループビデオ通話の場合	高品質のビデオでは800kbps/1.0Mbps（アップ/ダウン）ギャラリービューおよび/または720p HDビデオの場合：1.5Mbps/1.5Mbps（アップ/ダウン） 1080p HDビデオの受信には2.5mbps（アップ/ダウン）が必要 1080p HDビデオの送信には3.0 Mbps（アップ/ダウン）が必要
画面共有のみ (ビデオサムネイルなし)	50~75kbps
ビデオサムネイルによる画面共有の場合	50~150kbps

※参考情報：zoom公式ヘルプサイトより抜粋

Zoomの公式サイトによれば、zoomは利用者の通信環境に合わせて最適化する仕組みがあるため、回線が遅くてもある程度対応できる様です。とはいえ、回線速度は速いに越したことはありません。配信場所でアップロード速度が安定的に出ているかは、ウェビナー開催前にしっかり確認をしておきましょう。

回線速度はUSENなどのスピードテストサイトで確認できます。

ウェビナーとは？まとめ　

コロナウイルスの影響で販促手段がなくなった、、、。イベントが開催できないどうしよう、、、。といった悩みは多くの企業が共通して抱えています。その解決方法の一つがウェビナーです。三蜜を避けた上で開催できるオンラインでのウェビナーは、まさにコロナ下の日本で必須のプロモーション手段となるでしょう。あなたの会社でもウェビナー開催を検討してみてはいかがでしょうか。